Reorganiseren en een disfunctionerende medewerker: wat mag je doen?

Als jouw bedrijf te maken krijgt met financiële moeilijkheden, een gewenste of noodzakelijke organisatiewijziging of andere uitdagingen, is een reorganisatie soms de enige oplossing. Reorganiseren kán ook betekenen dat je personeel moet ontslaan. Dit mag alleen als je kunt aantonen dat sprake is van een ‘bedrijfseconomische reden’. Hiervan is sprake bij een verslechterde financiële situatie, maar ook als je de organisatie anders wil structuren, (deels) gaat verhuizen, (een deel) van de werkzaamheden geoutsourced worden of als er sprake is van vermindering van werk door (bijvoorbeeld) AI.

In dit artikel geven we in het kort weer wat de ‘regels voor ontslag’ bij een reorganisatie zijn. Ook gaan we in op de vraag of je bij een reorganisatie afscheid kunt nemen van een disfunctionerende werknemer (in plaats van een andere werknemer).

Reorganiseren: regels voor ontslag

Als je gaat reorganiseren en er bij die reorganisatie arbeidsplaatsen komen te vervallen, staat het je niet vrij om te kiezen welke medewerkers je gaat ontslaan. Je moet je namelijk allereerst houden aan de juiste ontslagvolgorde. Bij het bepalen van de juiste ontslagvolgorde geldt als uitgangspunt dat werknemers met een contract voor onbepaalde tijd meer bescherming genieten dan flexibele werknemers die dezelfde werkzaamheden verrichten. Om die reden moet je het personeelsbestand indelen in vijf groepen:

1. Externe medewerkers (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging).
2. Medewerkers die de AOW-leeftijd hebben bereikt.
3. Oproepkrachten met een nul-urencontract.
4. Medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen 26 weken eindigt (na de dag van de beslissing op de ontslagaanvraag bij het UWV).
5. Medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die langer loopt dan 26 weken (na de dag van de beslissing op de ontslagaanvraag bij het UWV).

Bij een reorganisatie moet je eerst afscheid nemen van medewerkers uit groep 1. Moet je daarna nog verder krimpen ? Dan komen medewerkers uit achtereenvolgens groep 2, 3, 4 en 5 voor ontslag in aanmerking.

Let op: bij het maken van deze splitsing gaat het om de groepering naar medewerkers met een zogenoemde ‘uitwisselbare functie’. Dit wil zeggen een functie die vergelijkbaar is naar:

• Functie-inhoud;
• Vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties;
• Aard (tijdelijk of vast);
• Niveau en beloning.

Moet je medewerkers uit groep 2, 3, 4 en/of 5 ontslaan? Dan moet je het afspiegelingsbeginsel toepassen.

Afspiegelen

Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat leeftijdsopbouw binnen een uitwisselbare functie na de reorganisatie zo veel mogelijk hetzelfde moet zijn als voor de reorganisatie. Om dat te bereiken moet je de medewerkers in de groepen 2, 3, 4 en 5 binnen één categorie uitwisselbare functies in vijf leeftijdsgroepen indelen (15 – 25 jaar, 25 – 35 jaar, 35 – 45 jaar, 45 – 55 jaar en vanaf 55 jaar). Vervolgens moet de medewerker met het kortste dienstverband binnen een leeftijdscategorie waar ontslagen moeten vallen, als eerste worden ontslagen (last in, first out).

Let op: de werknemers uit groep 2, 3 en 4 tellen mee bij de berekening van het aantal medewerkers dat uit de verschillende leeftijdscategorieën voor ontslag in aanmerking komt, en zij moeten bij voorrang (dus eerst groep 2, dan groep 3, etc.) worden ontslagen.

Herplaatsen

Maar ook dan ben je er nog niet. Als werkgever heb je namelijk een (inspannings-)verplichting om boventallige medewerkers (en dus ook de medewerkers die in hun huidige functie disfunctioneren), waar mogelijk, te herplaatsen in een passende functie binnen de organisatie (en groep waar de organisatie deel van uitmaakt).

Bij die inspanningsverplichting moet niet alleen naar de huidige achtergrond, kennis en kunde van de medewerker gekeken worden. Maar ook naar mogelijkheden tot het volgen van scholing om daarmee herplaatsing binnen een redelijke termijn mogelijk te maken.

Houd je je niet aan de ontslagvolgorde en/of de verplichting tot herplaatsingsonderzoek? Dan loop je het risico dat het UWV de ontslagaanvraag afwijst.

Lees ook: ‘Reorganisatie en de zieke medewerker: wat te doen?’

En die disfunctionerende medewerker dan?

Als je tot zover bent gekomen, zal je begrijpen dat het vrijwel onmogelijk is om een disfunctionerende medewerker te ontslaan wegens bedrijfseconomische redenen. Dat kan anders zijn als de reorganisatie ertoe leidt dat de ‘unieke functie’ van de disfunctionerende medewerker komt te vervallen, de zogenaamde ‘stoelendans-methode’ wordt gebruikt óf er op kleinere schaal ‘nieuwe functies’ worden gecreëerd, waar de disfunctionerende werknemer niet voor in aanmerking komt omdat hij/zij niet voldoet aan de daarvoor gestelde geschiktheidscriteria.

Maar..! Als het dossier van de disfunctioneren werknemer goed wordt opgebouwd – in het meest gunstige geval leidt dit tot verbetering – sta je bij een reorganisatie niet voor dit dilemma. Dan kun je namelijk parallel aan de lopende reorganisatie, met het gedegen disfunctionerendossier onder je arm het gesprek aangaan met de betreffende medewerker. Als dit tot overeenstemming leidt scheelt je dit (wellicht) 1 FTE om mee in te krimpen in de reorganisatie en kun je die ene kei van een medewerker, die eigenlijk voor ontslag in aanmerking komt, toch behouden.

Disfunctionerende medewerker: 5 tips

1. Voer regelmatig gesprekken met je medewerkers. Niet alleen als het goed gaat maar ook als er verbeterpunten zijn.
2. Maak van ieder gesprek een kort gespreksverslag. Als je dit standaard doet, levert dit geen gefronste wenkbrauwen op over het ‘aanleggen van een dossier’.
3. Bied een onvoldoende functionerende medewerker transparantie over wat er verbeterd moet worden, in welk tijdsbestek je dit verwacht, wanneer hier evaluatiegesprekken over plaatsvinden, welke hulpmiddelen (coach, training, buddy) er je kunt bieden en wat de consequenties zijn als je geen verbetering ziet.
4. Al met al, wees duidelijk! Van pappen en nathouden is nog nooit iemand beter geworden. De medewerker niet, de collega’s die met de medewerker moeten samenwerken niet en in the end de organisatie ook niet.
5. Ga je reorganiseren? Neem in het maken van je plan en medewerkersoverzicht mee of er bijzondere situaties spelen, bijvoorbeeld als er een disfunctionerendossier loopt. Wellicht is er op basis van het aangelegde dossier een mogelijkheid om dit buiten de reorganisatie op te pakken.

Waar kan Het WerkLab je mee helpen?

Bij Het WerkLab begeleiden we organisaties bij het initiëren en uitvoeren van een reorganisatie. Denk aan het ontwikkelen van het plan, het beschrijven van de personele gevolgen en de aanpak, het juridisch kader (incl. OR), maar we bieden ook de projectbegeleiding van A tot Z.

Ook helpen we leidinggevenden en organisaties vaak bij de begeleiding van een disfunctionerende medewerker. Dit doen we door met hen te sparren, gespreksverslagen voor te bereiden of te reviewen, maar ook door uiteindelijk (als het helaas niet tot verbetering heeft geleid) de begeleiding bij het ontslag op ons te nemen.

Tot slot: binnen de HR-tak van Het WerkLab begeleiden we startende en bestendige organisaties bij het opzetten van een goed HR Fundament. Denk daarbij aan het ontwerpen van een fijne gesprekkencyclus, bijbehorende (template) verslagen en daaraan gekoppelde arbeidsvoorwaarden. We hanteren hiervoor fixed fees. Wil je meer weten, let us know!

Je mag altijd contact met ons opnemen om te sparren bij een korte maar voor jou complexe vraag. We helpen je graag op weg.