De zomervakantie staat weer voor de deur. Een welverdiende vakantie voor de medewerker, maar bij HR professionals en leidinggevenden roept dit juist ook vragen op. Reden waarom we de 5 meestgestelde vragen (en antwoorden) over vakantiedagen voor je op een rijtje hebben gezet.
1. Hoe zit het ook alweer met wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen?
Op grond van de wet hebben medewerkers per jaar minimaal recht op 4x de wekelijkse arbeidsduur aan vakantie: de wettelijke vakantiedagen. Op basis van een volledig dienstverband zijn dit 20 dagen per jaar.
Hebben zij recht op meer dan de wettelijke vakantiedagen? Bijvoorbeeld op grond van de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement, personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst? Dan zijn dit bovenwettelijke vakantiedagen. Als werkgever ben je niet verplicht om bovenwettelijke vakantiedagen te geven, behalve als jouw bedrijf gebonden is aan een cao waarin deze dagen verplicht zijn opgenomen.
2. Wanneer vervallen opgebouwde vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen over een kalenderjaar vervallen als zij niet binnen de eerste 6 maanden van het daaropvolgende kalenderjaar zijn opgenomen. De wettelijke vakantiedagen over het jaar 2022 zijn dus op 1 juli 2023 komen te vervallen. Maar let op: dat is alleen zo als:
- Je je medewerkers hebt gestimuleerd en ook in staat hebt gesteld om die dagen op te nemen.
- Je duidelijk en tijdig hebt gecommuniceerd over de vervaltermijn. Doe dit bijvoorbeeld door in je verlofregistratiesysteem een melding te maken van de vervaldatum, neem deze regel ook op in je personeelshandboek en gebruik het intranet, publicatiebord of gewoon de ouderwetse email om mensen tijdig te wijzen op de vervaldatum.
Door je medewerkers te stimuleren om tijdig te ontspannen en op te laden, houd je blije en energieke medewerkers die zich gesteund voelen in de werk-privébalans. Het houdt je verzuimpercentage lager en de vitaliteit van je medewerkers en daarmee organisatie hoger!
Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren 5 jaar na het jaar waarin zij zijn opgebouwd. De in 2022 opgebouwde bovenwettelijke uren verjaren dus per 1 januari 2028. Maar ook hier moet je je medewerkers daadwerkelijk in staat stellen deze dagen op te nemen. Zie bovenstaande tips hoe je je medewerkers hierop kunt wijzen.
3. Hoe zit het met ziekte en de verschillende verlofvormen?
De hoofdregel is dat medewerkers vakantie opbouwen als zij recht hebben op loon. Een zieke medewerker bouwt dus vakantiedagen op. Ook tijdens zwangerschapsverlof loopt de opbouw van vakantiedagen gewoon door.
Bij ouderschapsverlof wordt onderscheid gemaakt tussen betaald en onbetaald ouderschapsverlof. Over het gedeelte betaald ouderschapsverlof bouwt een medewerker (sinds augustus 2022) wel vakantie op, over het onbetaalde deel niet. Dit geldt in elk geval voor de wettelijke vakantiedagen. Over de bovenwettelijke vakantiedagen kan je andere afspraken maken. Soms wordt dit ook in de toepasselijke cao geregeld.
Kortom: neemt een medewerker onbetaald verlof op, dan worden er geen vakantiedagen opgebouwd, tenzij in de CAO of binnen de organisatie daar andere afspraken over zijn gemaakt.
4. Vakantiedagen afkopen, mag dat?
Wettelijke vakantiedagen mag je alleen aan het einde van het dienstverband “afkopen”. Feitelijk betaal je dan de opgebouwde vakantiedagen uit aan de medewerker, omdat deze medewerker de dagen niet tijdig heeft kunnen gebruiken. Treedt de medewerker vervolgens elders in dienst – waar hij dan natuurlijk nog niet meteen hetzelfde saldo aan vakantiedagen heeft opgebouwd – dan mag hij bij de nieuwe werkgever het saldo aan vakantiedagen dat hij bij de oude werkgever had opgebouwd onbetaald opnemen. Maak hier bij indiensttreding goede afspraken over!
Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel tussentijds afkopen. Hiervoor is geen wettelijke regeling. Je kunt hierover dus afspraken maken met individuele medewerkers, maar dan moet je wel goed in de gaten houden dat je alle medewerkers gelijk behandelt. Wij raden je dus aan om regels over het verkopen en kopen van vakantiedagen vast te leggen in een reglement. Dit kan een nette manier zijn om verlofstuwmeren binnen de organisatie te voorkomen, of in te dammen. Is er een CAO van toepassing? Grote kans dat de CAO iets vermeldt over het (maximum) aantal dagen dat per jaar kan worden verkocht door de medewerker.
5. Wij overwegen ons personeel onbeperkt vrije dagen te geven, is dat een goed idee?
Steeds meer bedrijven zien de voordelen van onbeperkt verlof. En dat is niet zo gek. Want het scheelt medewerkers veel gepuzzel, gereken en gestress, het levert een betere balans op tussen werk en privé en het is natuurlijk ook gewoon een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.
Toch zijn er ook valkuilen. Zo loop je bijvoorbeeld het risico dat medewerkers met veel verantwoordelijkheidsgevoel te weinig vrij nemen. Ook kan het voor wrijving tussen collega’s zorgen als de één veel vaker vrij neemt dan de ander.
Weeg dus van te voren goed af of deze optie bij jouw bedrijf en je medewerkers past. Daarbij is het wel belangrijk om te weten dat je medewerkers hun wettelijke vakantierechten behouden, ook als zij onbeperkt vrije dagen mogen opnemen. Als werkgever moet je dan ook blijven stimuleren dat zij voor de vervaltermijn minstens de wettelijke vakantiedagen opnemen. De administratieplicht en bewijslast hiervoor ligt bij de werkgever. Houd je deze administratie niet goed bij dan loop je kans dat een medewerker toch later claimt nog recht te hebben op uitbetaling van vakantiedagen.
Tot slot is het aan te raden om te bedenken hoe je bij uitdiensttreding met je medewerkers de vakantiedagen afrekent, want ook dit staat nou eenmaal als verplichting in de wet.
Waar kan Het WerkLab je mee helpen?
Heb je hier vragen over? Of wil je dat we meedenken over de verlofopties, arbeidsvoorwaarden of vitaliteit binnen jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op, we staan voor je klaar.
Fijne vakantie!
